实操手册：变更公司秘书

什么时候会遇到它

客户要更换公司秘书服务提供商——很多时候正是把你的事务所接进来当新秘书——或者现任秘书出于别的原因卸任（退休、现任事务所内部人事变动）。公司必须始终有一名公司秘书，所以这件事从来不是单纯的免职：它是一次委任加一次离任，两者需要排好顺序、一起处理。

法律依据

公司秘书要求规定在《公司法》里，具体的空缺机制则需由律师确认：

• 根据《公司法》（Companies Act 1967）第 171(1) 条，公司必须设有一名主要居住地在新加坡的公司秘书，且该职位空缺不得连续超过六个月。具体的空缺条款需由律师确认；请把本文当作一般信息，而非法律意见。[需律师确认]
• 秘书变更对应的事件驱动型 ACRA 申报，须在生效日起 14 天内完成（产品中已核实的一般申报规则口径）。

公司必须始终有一名公司秘书

因为这个职位不能长期空着，请把离任秘书与新任秘书当成同一笔交易：在委任已经可以一起申报、或紧随其后申报之前，不要先把离任报上去。实务中，新任秘书往往就是你的事务所——CorpSec AI 支持把事务所（以及代表它行事的具体 RQI 或任职人员）指定为新任公司秘书。

标准步骤（线下 / 合规视角）

• 确认新任秘书满足新加坡居住地要求。
• 准备委任新任秘书的董事会决议，生效日期最好与前任秘书的离任日期对齐（或紧随其后）。
• 让决议由各位董事签署，并由新任秘书签署同意出任。
• 更新秘书登记册，并在生效日起 14 天内把这次变更向 ACRA 存档。

开始之前——前提、材料与相关方

• 前提：客户的 CDD 已通过；新任秘书（很多时候就是你的事务所，或事务所里指定的某位 RQI／任职人员）已经确定并且居住在新加坡；手上有当前的秘书登记册。
• 材料：新任秘书的出任同意书、前任秘书的离任文件、排好顺序使职位不会空缺的拟定生效日期，以及——如果由你的事务所接手——已签署的委聘文件。
• 相关方：前任秘书、新任秘书（以及代表某家事务所行事的具体 RQI／任职人员），以及就这次变更作出决议的各位董事。

常见坑与边缘情形

• 单独申报离任。经典错误——在新任秘书就位之前就放走前任，会让这个职位空缺。请把离任与委任放在同一笔交易里。
• 独任董事同时担任公司秘书。公司的独任董事不能同时担任其公司秘书。如果前任秘书正是身兼两职的独任董事，那么新任秘书必须是另一个人——起草前先查清这一点。
• 新任秘书不居住在新加坡。公司秘书的主要居住地必须在新加坡（第 171(1) 条）。一位非居民的拟任人并不满足该要求。
• 漏了出任同意书。新任秘书必须同意出任；请在签署环节一并采集，不要当成事后补办的事。
• 换成事务所却没有 RQI 覆盖。如果由你的事务所出任新秘书，这次委任会与 CSP 法产生交互——必须有一名 RQI 参与。不要把 RQI 这一项悬着不管。
• 生效日期之间留下空档。如果离任日期与委任日期对不上，这个职位在中间就是空缺的。请把它们对齐，或者让委任在离任的同时立即生效。

时序与先后

• 备好新任秘书的同意书 → 通过一份把离任与委任写在一起的决议 → 收集签名（包括新任秘书的同意）→ 在生效日起 14 天内向 ACRA 申报 → 更新登记册。
• 该职位空缺不得超出允许的窗口（第 171(1) 条；具体条款需由律师确认）。请把顺序排成：委任在离任当日或紧随其后生效。

在 CorpSec AI 里

1. 创建任务在左栏点击 + New task（新建任务），选择公司，并选取秘书变更任务类型。写明前任与新任公司秘书，以及拟定的生效日期。
2. 核验职位不会被空置CorpSec AI 会检查在放走前任之前新任秘书是否已经就位，并在这种排序会让职位空缺时把它标出来。
3. 起草决议AI 会在 Document（文档）标签页里，起草一份把前任秘书的离任与新任秘书的委任写在一起的董事会决议。要改措辞，选中文字加批注——AI 只改那一处。
4. 四眼审批把决议交给另一位职级相称的同事审批。如果新任秘书就是你的事务所，这层职责分离尤其重要——起草人不应同时是审批人。
5. 收集签名Signing（签署）标签页会为每位签署人生成一条签署链接，其中包括新任秘书的出任同意。跟踪 Signed（已签署）/Pending（待签署），并对尚未签署的人发送催办。
6. 向 ACRA 申报（14 天内）呈报步骤会记录这次秘书变更向 ACRA 的存档——须在生效日起 14 天内完成。BizFile 实时提交仍在路线图上；今天这一步记录的是存档，而不是自动提交。
7. 登记册自动更新存档记录完成后，资料更新步骤会刷新公司的秘书登记册；所有步骤完成后，任务状态就会转为 Done（已完成）。完整历史留在 Activity（动态）日志里。