任务与工作流
一个任务就是一件具体的公司秘书工作。它背后是一条由步骤组成的工作流——每个步骤有自己的执行方式——把这件事从头带到尾;而任务的状态,是由这些步骤反推出来的。
创建任务 —— 两种方式
一个任务就是你要为某个客户完成的一件具体工作。点击左栏的 + New task(新建任务)(或按 ⌘K)打开新建任务框。它有两个页签:
- 点击「+ New task」(新建任务)在左栏点击,或者按 ⌘K 后选择「New task」(新建任务)。你也可以从某家公司的工作区里直接开一个已经限定到该公司的任务。
- 选择 Quick Create(快速创建)或 Just Chat(直接对话)已知任务类型就用快速创建;想用一句话描述就用直接对话。
- 选择公司和任务类型(快速创建)任务类型决定 CorpSec AI 铺哪一条工作流。注册类任务可以在还没有公司时创建——公司由工作流自己创建。
- 写下你的第一条指令例如「Appoint Jane Tan as a director from 1 August.」(自 8 月 1 日起委任 Jane Tan 为董事。)接下来 AI 会在中栏接手。
- Quick Create(快速创建)—— 当你已经清楚是哪家公司、要做哪类工作时用它。在搜索框里选公司、选任务类型,CorpSec AI 就会铺好对应的工作流。它甚至会替你自动填一个合适的任务标题。
- Just Chat(直接对话)—— 当你更想直接把事情说出来时用它。输入类似 「File the annual return for TechNode Alpha」(为 TechNode Alpha 申报年报)这样一句话,CorpSec AI 立刻开一段对话。你随时可以关联公司,或把它转成一个结构化任务。
任务类型
CorpSec AI 内置 23 种针对新加坡的任务类型。新建任务的选择器先显示最常用的六种(年度申报、董事委任、董事辞任、股份转让、地址变更、一般决议),其余的收在 More types…(更多类型…)后面,免得一上来就眼花缭乱。选对类型,你就直接得到那条正确、现成的工作流。
| 分组 | 任务类型 |
|---|---|
| 生命周期 | 新公司注册 · 存量公司接入 |
| 任职人员与登记册变更 | 董事委任 · 董事辞任 · 秘书变更 · 地址变更 |
| 股份与资本 | 股份配发 · 股份转让 · 股息宣派 |
| 治理 | 银行授权书 · 公司更名 · 章程修订 · 财年变更 · 除名注销 · 一般决议 |
| 合规 | 年度申报 (AR) · 登记册核验 · RORC 更新 |
| KYC | KYC 初审 · KYC 定期复审 |
| 商务 | 服务报价 · 批量开票 |
| 其他 | 其他(自由形式) |
选择其他或走 Just Chat(直接对话)也完全没问题——这时没有预设工作流,你直接通过对话把活推进即可;想要一点结构的话,也可以手动添加步骤。
步骤,以及七种步骤类型
一条工作流由若干步骤组成。每个步骤属于七种类型之一,每种类型各有其职责:
| 步骤类型 | 做什么 |
|---|---|
| 表单 | 收集信息——从你这里,或者从客户那里。 |
| 文档 | 由 AI 起草一份文书(决议、通知、函件……)。 |
| 核验 | 核查某件事——数据、资格条件、某条合规规则。 |
| 审批 | 由同事签字放行。受四眼原则约束(见下文)。 |
| 签署 | 收集文档上的签名。 |
| 呈报 | 把结果向 ACRA 申报。属法定环节——始终必需。 |
| 资料更新 | 一切完成之后,更新登记册/记录。 |
四种执行模式
每个步骤还有一个执行模式,决定 AI 做多少、你做多少。这不是装饰性的设置——CorpSec AI 在每种模式下的行为确实不同:
| 模式 | 谁来干活 |
|---|---|
| 自动执行 | CorpSec AI 自己跑完这一步并继续往下(用于安全的检查类步骤)。 |
| AI 起草 | AI 产出完整草稿;你审阅并确认。 |
| AI 协助 | 你们一起处理这一步,AI 从旁协助。 |
| 人工处理 | 你自己做;CorpSec AI 只负责记录跟踪。 |
有些步骤即使设成「自动执行」也刻意永不完全自动——比如资料更新,它总要等一个人来确认,因为写入登记册这件事后果太重,不能悄无声息地做掉。
推进各个步骤
你在中栏处理步骤。对话顶部那条细长的工作流条显示进度(例如「Workflow 3/6」),并且轮到你时展开你需要处理的那一张步骤卡片——上面就是批准、签署、申报等按钮。完整的步骤列表在右栏的 Workflow(步骤)标签页里只读可见。
任务状态是算出来的,不是设出来的
你永远不需要自己把任务标成「进行中」或「已完成」。CorpSec AI 从各步骤反推出状态,并把它作为唯一事实源:
- 待办 —— 还什么都没开始。
- 进行中 —— 有些步骤正在推进。
- 受阻 —— 某个步骤被驳回,需要处理。
- 已完成 —— 每个步骤都已完成或跳过。
正因为状态来自步骤,左栏的任务列表和看板始终反映真实情况——你永远不必记得去更新某个状态字段。
常见问题
我一定要用内置的工作流吗?
不一定。任何任务你都可以纯靠对话推进。但对于常见的活,预设工作流能省时间、也帮你守住合规——而且管理员可以按事务所的做法裁剪它(见 自定义工作流)。
为什么某个步骤在等别人?
审批和签署步骤往往需要另一位更资深的同事——准备这份工作的人通常不能自己批准。工作流条会一直显示「Waiting on…」(等待…),直到对方处理。
AI 能不能把所有事都自动做完?
安全的步骤可以——设为「自动执行」的步骤会自己跑完。但凡是后果重大的环节(审批、签署、申报、登记册更新),设计上都保留人在环中。
这是 CorpSec AI 的产品指南。凡运行在演示数据上或尚未发布的功能,均已如实标注。合规内容为面向新加坡公司服务提供商(CSP)的一般性信息,不构成法律意见。